TÁJÉKOZTATÁS VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERRŐL
Az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 1186 Budapest, Cziffra György utca 15.) (a továbbiakban: Társaság) az általa üzemeltetett visszaélés- bejelentési rendszer használatának és működésének feltételeiről az alábbi tájékoztatást nyújtja.
Mi a visszaélés-bejelentési rendszer célja?
Az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság – a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezéseinek megfelelően – belső visszaélés-bejelentési rendszert hoz létre és üzemeltet annak érdekében, hogy az esetleges munkahelyi visszaélések, egyéb szabálytalanságok, mulasztások bejelentését lehetővé tegye, hatékony és gyors kivizsgálását biztosítsa, s megfelelő jog- és érdekvédelmet nyújtson a bejelentő számára.
Az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság a bejelentőt védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán nem érheti (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közöl). A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentés megalapozatlansága állapítható meg.
Milyen típusú visszaélésekről lehet bejelentést tenni?
Bejelentés tehető minden jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve minden egyéb típusú visszaélésre vonatkozó információ is bejelenthető (pl. munkahelyi fenyegetőzés, szóbeli megalázás, agresszió, hátrányos megkülönböztetés, áru, termékek vagy pénz eltulajdonítása, alkoholos, kábítószeres vagy egyéb befolyásoltság alatti munkavégzés).
Ki jogosult bejelentést tenni?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
- az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság által foglalkoztatott, ideértve azt a személyt is, akinek az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, vagy az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
- az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, ideértve az ilyen jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személyt is, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött és ideértve azt a személyt is, akinek e jogviszonya az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal megszűnt;
- az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó, egyéni cég, ideértve az ilyen szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személyt is, aki esetében e szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött és ideértve azt a személyt is, akinek e szerződéses kapcsolata az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal megszűnt;
- az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint az Auto Palace Buda Kft. ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is, ideértve továbbá az ilyen jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személyt is, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött és ideértve azt a személyt is, akinek e jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal megszűnt;
- az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy.
Hogyan lehet a bejelentést megtenni?
Bejelentés megtételére írásban vagy szóban van lehetőség.
Írásban az alábbiak szerint:
- elektronikus úton a panasz{@}apgroup.hu e-mail címre küldött levél útján;
- postai úton az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság székhelycímére (1186 Budapest, Cziffra György utca 15.) küldött levél útján. A borítékon javasoljuk feltüntetni a "BIZALMAS BEJELENTÉS" jelzést.
Elektronikus úton benyújtott bejelentés esetén automatikus válasz kerül kiküldésre a beérkezésről és az eljárás lezárásával kapcsolatban a bejelentés lezárásáról. Az Auto Palace Buda Korlátolt Felelősségű Társaság nem tud felelősséget vállalni azon ügyek kivizsgálásának elmaradásáért, ahol az elektronikus bejelentés automatikusan működő védelmi szoftverek (víruskereső, spamszűrő) tevékenységének eredményeként vagy egyéb technikai ok miatt nem jut el a címzett e-mailcímre. Ezen esetekben nincs automatikus visszaigazolás a bejelentés megérkezéséről.
Szóban az alábbiak szerint van lehetőség a bejelentés megtételére:
- személyesen a bejelentések kivizsgálására kijelölt Török Zsófia / A cégcsoport mindenkori HR vezetője
A bejelentés megtételekor annak eredményes kivizsgálhatósága érdekében a természetes személy bejelentő esetén a bejelentő nevét, lakcímét és egyéb elérhetőségét, míg jogi személy, egyéb szervezet bejelentő esetén a bejelentő annak nevét, székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét, elérhetőségét kell megadni. A bejelentés során szükséges megadni továbbá a bejelentésben érintett, magatartásában kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt.
Miként történik a bejelentés kivizsgálása és mik a bejelentéssel kapcsolatos intézkedések?
A bejelentő a vizsgálat megkezdésekor részletes tájékoztatást kap a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról, s a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokról.
A Társaság a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.
A bejelentés kivizsgálása során a Társaság kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. A Társaság a tisztességes és a független, pártatlan eljárás követelményének megfelelően biztosítja továbbá, hogy a bejelentésben érintettek korrekt bánásmódban részesüljenek, velük szemben érvényesüljön az ártatlanság vélelme, az esetlegesen megállapított szankciókra pedig az arányosság alapelve. A Társaság biztosítja továbbá, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját - akár jogi képviselője útján is - bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá.
A bejelentés kivizsgálása során a Társaság értékeli a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meghozza mindazon intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentett visszaélés orvoslására. Amennyiben a bejelentés alaposnak bizonyul, a Társaság gondoskodik a jogszerű állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről, a feltárt hibák okainak megszüntetéséről, az okozott sérelem orvoslásáról és indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, úgy a Társaság haladéktalanul intézkedik a feljelentés megtételéről.
A Társaság a bejelentés kivizsgálásáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.
Mely esetekben mellőzhető a bejelentés kivizsgálása?
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
- a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- a bejelentést nem a személyi hatály szerinti erre jogosult bejelentő személy tette meg,
- a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
A Társaság a bejelentés kivizsgálásának mellőzéséről és a mellőzés indokáról a bejelentőt írásban tájékoztatja.
Miként biztosítható a személyes adatok védelme?
A Társaság a bejelentőnek, és annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatait kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelheti.
A bejelentési rendszer keretei között megadott adatok közül a Társaság haladéktalanul törli a fenti követelményeknek nem megfelelő személyes adatokat. A bejelentési rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelésére – így különösen azok továbbíthatóságára – a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény rendelkezései irányadók.
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
A Társaság biztosítja, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – más szervezeti egységgel vagy munkatárssal a vizsgálat lefolytatásához kizárólag csak a feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.